Nachlese zur 10. Jahrestagung E-Akte 2018 in Berlin

22.11.2018 Die Jahrestagung E-Akte erfreut sich im 10. Jahr ihres Bestehens nach wie vor eines ungebrochenen Zuspruchs. Auch in diesem Jahr besuchten über 400 Besucherinnen und Besucher die Veranstaltung im Bundespresseamt.
In allen Vorträgen hat sich gezeigt, dass die Einführung der E-Akte zunehmend Fahrt aufnimmt. Die E-Government-Gesetze des Bundes und der Länder haben dabei für den notwendigen Schub gesorgt. Gleichfalls hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass eine flächendeckende Digitalisierung des zentralen Backbones der öffentlichen Verwaltung in den gesetzlich vorgegebenen Fristen nur durch eine konsequente Standardisierung der einzuführenden Systeme und der Einführungsstrategien erreicht werden kann. Staatssekretär Stich aus Reinland-Pfalz stellte dar, welche Voraussetzungen bestehen und geschaffen werden müssen. Es bedarf des politischen Willens, verbunden mit einem robusten politischen Mandat. Bewährt hat sich außerdem, Standardkonzepte vorher zu erstellen und später in den Behörden nur noch die Besonderheiten festzulegen.

Video zur 10. Jahrestagung E-Akte

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Aus allen Beiträgen ergab sich, dass die Nutzung von E-Akte-Systemen nur dann erfolgreich sein wird, wenn sich alle Beteiligten auf eine einheitliche Richtung einigen und dann gemeinsam diesen Weg konsequent beschreiten. Hessen und Rheinland-Pfalz, die beide einen neuen Anlauf zur landesweiten Einführung der E-Akte starten, sowie die Bundesbehörden gehen konsequent diesen Weg.

In der Bundesverwaltung sind die Vorbereitungsarbeiten zur Einführung der E-Akte-Bund inzwischen so weit abgeschlossen, dass das Bundesamt für Justiz im November dieses Jahres als Masterpilot mit der E-Akte in ausgewählten Fachbereichen beginnen wird. Nach aktuellem Stand sollen die fünf geplanten Pilotierungen bis Ende 2019 abgeschlossen sein, so dass die Ergebnisse zur nächsten Jahrestagung weitgehend vorliegen sollten.
Ein sich durchziehendes Thema war das Veränderungsmanagement, das zur Einführungsbegleitung zwingend aufgesetzt werden muss. Kurz gesagt, Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg.
Als wichtige Voraussetzung für eine flächendeckende Nutzung des eingeführten E-Akte-Systems hat sich bewährt, alle künftigen Anwenderinnen und Anwender in den Gestaltungsprozess der Konfiguration des Systems einzubeziehen, wenn sichergestellt werden soll, dass das System als Unterstützung der Arbeit angenommen werden soll.

Ebenfalls deutlich wurde, dass es mit der Einführung eines E-Akte-Systems keineswegs getan ist. In der täglichen Arbeit werden alle in papierbasierten Prozessen nicht aufgefallenen Defizite offenbar. Auch hier bewährt es sich aus Sicht der Vortragenden, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess und die Optimierung der Geschäftsprozesse einzubeziehen.
In der Podiumsdiskussion wurde betont, dass die Qualifikation der Beschäftigten nicht nur in der IT-Anwendung erfolgen muss, sondern auch im Themenfeld Schriftgutverwaltung. Dieses Wissen, das früher zum Standard der öffentlichen Verwaltung gehörte, ist in vielen Bereichen nicht mehr vorhanden und muss als Basisqualifikation aufgebaut werden.

Die Aussteller stellten in drei Foren Neuentwicklungen ihrer Systeme vor und zeigten zukunftsweisende Wege hin zu einer Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung auf. Ihre Stände im Foyer des Bundespresseamtes waren wie immer gut besucht von einem interessierten Fachpublikum, das sich über neue Entwicklungen ebenso informierte wie den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen aus der Verwaltung suchte. Dieser Austausch wurde auf der gut besuchten Abendveranstaltung im Meistersaal intensiv fortgesetzt.

Die Umsetzung der „digitalen Transformation“ in den Behörden hat begonnen. Die E-Akte stellt dabei einen Baustein dar, ist aber keinesfalls der Endpunkt der Entwicklung. So können wir uns auf viele weitere spannende Jahrestagungen E-Akte freuen.

Die nächste Jahrestagung findet  erneut im Besucherzentrum des Presse- und Informationsamtes der Bundesregierung in Berlin statt - merken Sie sich den November 2019 vor.
Datum
14. und 15. November 2018
Ansprechpartner
Manfred Koerth

Manfred Koerth

Telefon
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